zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2017

z dnia 04.09.2017 r.

 

TYTUŁ:

 

Zakup systemu informatycznego, mającego na celu automatyzację procesów służących zarządzaniu relacjami z klientem.

 

DANE ZAMAWIAJĄCEGO:

 

Nazwa: Nasza Energetyka Sp. z o.o.

Adres: ul. Zwycięstwa 10, 15-703 Białystok

Tel: + 48 505 701 505

 

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

 

Przedmiotem zamówienia jest dedykowany system CRM mający na celu usprawnienie procesów zarządzania danymi klientów (gromadzenie, segregowanie, aktualizowanie).


System ma obsługiwać podmioty w zakresie dotyczącym umów, zysków, kalendarza zadań, baz klientów itd.

Uporządkowanie danych wykorzystywanych do pracy z klientami ma zwiększyć przejrzystość podejmowanych działań, a także ułatwić i przyspieszyć pracę zaplecza organizacyjnego organizacji.



SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

 

Wymagania/funkcjonalności, które musi posiadać system:


  1. Moduł danych adresowych.


Baza danych w podziale na województwa, powiaty, gminy z uwzględnieniem kodów pocztowych i oddziałów pocztowych. Z możliwością pełnej edycji danych.


  1. Moduł klientów.


Baza danych klientów zawierająca:

    • Nazwę klienta/firmy,

    • Rodzaj klienta - indywidualny/firma,

    • NIP,

    • REGON,

    • Dane teleadresowe,

    • Mapę z zaznaczonym adresem,

    • Status - Aktywny/Nieaktywny.


Do każdego klienta powinna być możliwość dopisania N osób odpowiedzialnych za kontakt z daną firmą. Dane osoby:


    • Imię i nazwisko,

    • Stanowisko,

    • Numer telefonu,

    • Adres email,

    • Strona www,

    • Preferowana data godzina kontaktu,

    • Uwagi.


Po wpisaniu numery NIP system powinien korzystając z usługi BIR1 automatycznie pobrać wszystkie dostępne dane klienta.


  1. Moduł użytkowników systemu w podziale na:


  1. Kalendarz

Moduł powinien umożliwić wpisanie przez użytkownika systemu dowolnego wydarzenia w formacie:

  • Tytuł,

  • Data godzina,

  • Komentarz/Uwagi,

  • Opcjonalne dane kontaktowe:

    • Przedstawiciel firmy,

    • Dane kontaktowe,

    • Adres.


Wydarzenia z kalendarza pozostają tylko do wglądu osoby dodającej wydarzenie, chyba że ta udostępni swój kalendarz innym użytkownikom systemu.


  1. Listę rzeczy do zrobienia

Moduł powinien umożliwić użytkownikowi dodanie zadania do zrobienia w formacie:

  • Nazwa,

  • Priorytet (ważny, bardzo ważny, normalny),

  • Uwagi,

  • Oznaczenie czy zadanie zostało już wykonane czy nie.


  1. Użytkowników systemu

  • Imię i nazwisko użytkownika,

  • Data urodzenia,

  • Dane teleadresowe,

  • Adres email,

  • Rolę i grupę użytkownika,

  • Opiekuna użytkownika,

  • Status - aktywny/nieaktywny,

  • Informacje o dostępie użytkownika do poszczególnych modułów systemu,

  • Możliwość przypisania użytkownikowi uprawnień i ograniczeń w poruszaniu się po systemie.


Z tego poziomu również użytkownik może określić komu (innym użytkownikom systemu) udostępnii wgląd do swojego kolendarza.


Do każdego użytkownika administratorzy systemu powinni mieć możliwość określenia jego warunków finansowych dla poszczególnych produktów sprzedażowych.


  1. Moduł operatorów energii i produktów z cennikami


  1. Operatorzy energii


Moduł powinien dać możliwość zarządzania (dodawanie, edycja, usuwanie) operatorami energii, określenia oddziałów operatorów oraz przypisanie operatora energii dla poszczególnych kodów pocztowych.


  1. Produkty i cenniki


  • Możliwość dodania produktu jaki będzie sprzedawany,

  • Możliwość dodania cennika w formacie PDF oraz przypisanie do niego sygnatury,

  • Możliwość dodania taryf.


  1. Moduł umów


Najważniejszy moduł całego systemu. Użytkownik systemu z odpowiednimi uprawnieniami może dodawać umowy, które muszą zawierać:


  • Dane klienta - wybierane z modułu klienta,

  • Numer umowy,

  • Produkt, na który jest podpisywana umowa,

  • Data rozpoczęcia umowy,

  • Data zakończenia umowy,

  • Data podpisania umowy,

  • Wybranie cennika, na podstawie którego umowa jest sporządzana,

  • Uwagi do umowy,

  • Status weryfikacji.


Do każdej umowy, użytkownik ją tworzący powinien mieć możliwość dodania N różnych punktów poboru energii które zawierają:

  • Nazwa punktu,

  • Operator wybierany z modułu operatorów,

  • Numer PPE,

  • Numer licznika,

  • Dane adresowe,

    • Ulica,

    • Numer budynku,

    • Numer lokalu,

    • Kod pocztowy - wybrany z modułu danych adresowych,

    • Taryfa - wybrana z modułu operatorów energii,

    • Opłata handlowa,

    • Prognozowane roczne zużycie w MWh,

    • Prognozowane zużycie z całej umowy.


Do każdego punktu poboru energii użytkownik ją tworzący powinien mieć możliwość dodania cennika w formacie:

  • Rok z umowy,

  • Strefa,

  • Prognoza zużycia MWh,

  • Cena minimalna zł,

  • Cena klienta zł,

  • Realne zużycie MWh.


Po wprowadzeniu wszystkich danych użytkownik ją tworzący powinien mieć możliwość przesłania umowy do weryfikacji. Weryfikacji dokonują użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami. Weryfikatorzy powinni mieć dostęp do widoku gdzie jest lista wszystkich umów oczekujących na weryfikację. Weryfikator może zatwierdzić wybraną umowę, bądź ją odrzucić z odpowiednimi adnotacjami dlaczego tak się stało.


  1. Moduł zarządzania uprawnieniami


Moduł powinien umożliwić dodanie grupy i przypisanie do niej odpowiednich uprawnień które określają funkcjonalność systemu i dostęp do poszczególnych modułów systemu.

 

  1. Moduł rozliczeń finansowych


Na podstawie wprowadzonych umów, system powinien automatycznie wyliczyć dla każdej umowy (w oparciu o punkty poboru energii i cenniki przypisane do punktu):

  • Prognozę zużycia,

  • Średnią marżę,

  • Narzut,

  • W oparciu o warunki finansowe handlowca prognozowany zarobek z umowy.


System powinien dać możliwość podglądów rozliczeń dla wybranego okresu lub osoby  oraz być na tyle elastyczny, żeby dodanie innych kalkulacji finansowych w przyszłości nie było problemem.   


Dodatkowo system powinien umożliwić import danych do poszczególnych modułów z plików Excel.


Serwis powinien zostać dostarczony z pełną dokumentacją techniczną.

Dokumentacja powinna zawierać szczegółowy, kompletny opis zamawianego produktu. Powinna mieć zamkniętą formę dokumentu tekstowego - wydruk lub odpowiednio zabezpieczona wersja elektroniczna.



KRYTERIA WYBORU OFERTY ORAZ ICH WAGA:

 

  • wsparcie techniczne (serwis, szkolenie, początkowa migracja danych itp.) - max 40 pkt.

  • cena - max.  40 pkt.

  • termin wykonania - max. 20 pkt.


Wsparcie techniczne - kryterium oceniane jest na podstawie czasu trwania opieki serwisowej:

  1. od 1 miesiąca do 2 miesięcy - 10 pkt.

  2. powyżej 2 miesięcy - 30 pkt.


Cena – kryterium ceny punktowane jest według następującego wzoru:

  1. cena najniższa / cena oferty * 40 pkt.


Termin wykonania – kryterium punktowane jest według okresu w jakim oferent jest w stanie zrealizować zamówienie:

  1. termin wykonania i dostawy krótszy niż 24 tygodnie – 15 pkt.

  2. termin wykonania i dostawy dłuższy lub równy 24 tygodni i krótszy lub równy 30 tygodni – 5 pkt.



TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

 

Termin realizacji zamówienia – nie może być późniejszy niż do dnia 30.05.2018 r.

 

TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY:

 

Ważność oferty nie krótsza niż 60 dni od daty wystawienia oferty.

 

MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

 

Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać wyłącznie pisemnie – osobiście, drogą e-mailową na adres:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (w takim przypadku należy zapewnić możliwość zidentyfikowania adresu/nadawcy oferty oraz osoby wystawiającej ofertę) lub drogą pocztową na adres siedziby firmy:

Nasza Energetyka Sp. z o.o.

ul. Zwycięstwa 10

15-703 Białystok


Ostateczny termin składania ofert upływa dnia 14.09.2017 r. o godzinie 16.00.


Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 14.09.2017 r. o godzinie 16.30, w siedzibie firmy przy  ul. Zwycięstwa 10, 15-703 Białystok


W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do biura zamawiającego na adres siedziby firmy.

 

UWAGI:

  1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotowi powiązanemu osobowo lub kapitałowo ze Spółką.

  2. Nie ma możliwości dzielenia oferty.

  3. Oferent zobligowany jest dołączyć oświadczenie, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

 

Osoba do kontaktu: Jarosław Czurak

tel. + 48 505 701 505

e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Formularz kontaktowy